Abschluss internationaler Hochschulkooperationen: Musterverträge und Verfahrensablauf

Wenn Sie Ihre Zusammenarbeit mit einer internationalen Partnerhochschule vertraglich in Form einer Absichtserklärung[1] oder einer Kooperationsvereinbarung (inkl. Erasmus+)festlegen möchten, ist das International Office (Dagmar Hösch) jederzeit Ihr direkter Ansprechpartner und begleitet den hausinternen Abstimmungsprozess.

[1] Vertragliche Vereinbarung, dass die Zusammenarbeit erprobt und erst später in eine Kooperationsvereinbarung münden soll.

Bitte gehen Sie in folgenden Schritten vor:

1. Möglichst Mustervorlagen nutzen

Benutzen Sie möglichst die auf diesen Seiten eingestellten Mustervorlagen (pdf Dokumente), da sie bereits juristisch geprüft worden sind. Vorlagen im Word-Format erhalten Sie auf Anfrage bei Frau Hösch.


2. Zustimmung des Fachbereichsrates einholen

Zunächst ist der Beschluss zur Zustimmung des Kooperationsabschlusses Ihres zuständigen Fachbereichsrates einzuholen. Das International Office benötigt eine Kopie des Beschlussprotokolls.


3. ggf. Änderungen an Vorlage kennzeichnen, externe Kooperationsverträge übersetzen

Sollte die Partnerhochschule unbedingt ihre eigenen Vorlagen nutzen wollen, muss neben der in der jeweiligen Landessprache vorliegenden Fassung auch wenigstens eine englische Version vorliegen. Häufig ist als Arbeitsgrundlage aufgrund der Komplexität der Inhalte auch eine deutsche Übersetzung erforderlich. Dies muss im Einzelfall entschieden werden.


Wenn Sie Änderungen und/oder Ergänzungen in die Mustervorlage einfügen, kennzeichnen Sie dies bitte im Word-Dokument.


4. Vertragsenwürfe im International Office einreichen

Reichen Sie Ihre Vertragsentwürfe zusammen mit dem Fachbereichsratsbeschluss bitte zuerst beim International Office ein. Hier werden die Inhalte überprüft, die diesen Arbeitsbereich betreffen (Zulassung, Anerkennung von Leistungen usw.).

Danach leitet das International Office den Vertragsentwurf, wenn er nicht den schon geprüften Musterverträgen entspricht, zur abschließenden Prüfung der Inhalte dem Justiziar der Hochschule zu.

Nachdem das International Office den Entwurf zurückerhalten hat, wird dieser mit allen Änderungsvorschlägen zur weiteren Bearbeitung an Sie zurückgegeben.


5. Änderungen und Ergänzungen prüfen und Vertrag zurück an das International Office senden


Sind von Ihnen (und falls erforderlich auch von Ihrem Kooperationspartner) alle Änderungen und Ergänzungen akzeptiert und umgesetzt worden und keine Fragen mehr offen, reichen Sie den Entwurf bitte wieder beim International Office zur abschließenden Prüfung und weiteren Bearbeitung ein.


6. Beschluss durch das Rektorat

 
Damit Kooperationen innerhalb der Hochschule über die eigenen Fachbereichsgrenzen hinaus bekannter werden, wird jeder Kooperationswunsch in der Kommission für Studium und Lehre vorgestellt[1]. Die Kommission leitet den Vertrag mit einem Votum versehen zur weiteren Beratung dem Rektorat zu.


[1] Kurze Vorstellung der Partnereinrichtung und ggf. Hinweise darauf, ob auch weitere Fachbereiche für eine Kooperation infrage kommen. Vorstellung der bereits etablierten und der noch geplanten gemeinsamen Aktivitäten.


7. Unterzeichnung des Vertrags und Versand an Partnerhochschule

Nach positivem Beschluss durch das Rektorat unterzeichnet der Rektor den Vertrag in zweifacher Ausführung. Nach der Unterzeichnung erhalten Sie beide Originalverträge zurück, so dass Sie diese zur Unterzeichnung an Ihre Partnerhochschule schicken können.
Gerne kann die Weiterleitung an die Partnerhochschule auch durch das International Office erfolgen.
Wenn eine persönliche Vertragsunterzeichnung an der FH Dortmund oder an der Partnerhochschule geplant ist, sollte das Vorgehen und die Terminierungen individuell besprochen werden.


Bei Versand durch das International Office
: Die Partnerhochschule wird gebeten, einen der beiden unterzeichneten Originalverträge zurückzusenden. Eine Kopie davon erhält Ihr Fachbereich, das Original wird im International Office archiviert.

Bei Versand durch den Fachbereich: Sie leiten nach Erhalt des Originalvertrages und Anfertigung einer Kopie für Ihren Fachbereich das Original umgehend dem International Office zu.


Das International Office übernimmt jede ihm bekannte Kooperation auf seine Internetseiten „Weltweite Hochschulkontakte“.

Bitte beachten Sie, dass Absichtserklärungen oder Kooperationsverträge nicht unterzeichnet werden, wenn sie nicht über den hier beschriebenen formalen Weg eingereicht und beschlossen worden sind.