Einstieg mit Cisco Webex Meetings

Icon mit einer Person in einer Webkonferenz

Auf dieser Seite erfahren Sie die wichtigsten ersten Schritte für die Nutzung des Cisco Webex Meetings Dienstes. 

Erste Information:

Sie können den Cisco Webex Dienst sowohl über den Browser als auch installierte APP nutzen. Voraussetzung zur Nutzung des Cisco Webex Dienstes

  • Betriebssystem (weitere Informationen): Windows 10, macOS , Android, iOS, Linux (eingeschränkt, reine Browser-Nutzung) 
  • Software: Desktop-APP (empfohlen für Gastgeber*innen), Mobile-APP oder Browser (empfohlen für Studierende) 
  • Hardware: Mikrofon (extern oder in den PC integriert) & Webcam 

Hinweis für Studierende/Teilnehmer*innen: Sie können einem Webex Meeting ohne vorherige Registrierung bei Cisco Webex beitreten. Für eine Teilnahme wird ausschließlich Ihre Email Adresse und Ihr Name benötigt. Wietere Informationen zu ,wie und wann Sie einem Meeting beitreten können, finden Sie unter dem Punkt: "Einem Meeting als Teilnhemer*in beitreten" .

Hinweis für Gastgeber*in: Weitere Cisco Webex Dienste und Funktionen (Fernsteuerung über Maus und Tastatur), wie Cisco Trainings (Teilgruppensitzungen/Break-Out-Rooms, Feedbackfunktionsbuttons wie bspw. Smileys oder Klatschen) und Cisco Events werden derzeitig betrachtet, geprüft und teilweise vorbereitet. 

! Update: neue Webex Version 40.9 ab dem 18.09.2020 !

Eine Übersicht über alle Neuerungen des Cisco Webex Updates auf die Version 40.9 finden Sie auf der Seite des Systemherstellers unter den: Notes zur neuen Version

Hinweis: Breakout-Rooms/Teilgruppensitzungen werden ab dem 25.09.2020 

Cohost Role & Breakout Session - Cluster W
Occurs on Fri, Sept 25, 2020 between 7:00 PM and 11:59 PM (GMT+1)

zur Verfügung stehen. 

Die folgende Schulungsseite befindet sich weiterhin auf dem Softwarestand 40.8.

Erste Schritte: Erstellung und Beitritt eines Meetings

Der Cisco Webex Meetings Dienst steht Ihnen als Beschäftigte*r und Lehrende*r (hauptamtlich Lehrende, Lehrer*in für besondere Aufgaben und Lehrbeauftragte) der Fachhochschule Dortmund zur Verfügung.

Als Beschäftige*r oder Lehrende*r (hauptamtlich Lehrende und Lehrer*in für besondere Aufgaben) erhalten Sie aus dem Cisco Webex System automatisch eine Einladungs-Mail an Ihr "@fh-dortmund.de"-Konto. Mit dieser E-Mail können Sie Ihren Account aktivieren.

Lehrbeauftragte werden nicht automatisch registriert. Hier können Sie über  https://fh-dortmund.de/selbstverwaltung den Dienst beantragen. 

Nach Beantragung des Dienstes wird binnen weniger Minuten aus dem Cisco Webex System eine Einladungs-Mail  an Ihre "@fh-dortmund.de" Adresse versandt. Mit dieser können Sie Ihren Account aktivieren.

Hilfskräfte, Tutoren und Studierende können derzeitig ausschließlich als Teilnehmer*in an den Cisco Webex Meetings teilnehmen. Neben diesen können ebenfalls Externe als Teilnehmer*in einem Meeting beitreten. 

Im Hinblick auf die limitierte Anzahl an Lizenzen können wir Hilfskräften und Tutoren einen Zugang anbieten, sobald erkennbar ist, dass alle Lehrbeauftragten versorgt sind. Wir bemühen uns parallel bereits um eine Lizenzerweiterung. Bitte haben Sie Verständnis, dass dies noch ein wenig dauert.

Ein Meeting ansetzen

Wir empfehlen Ihnen das Meeting über den Browser unter https://fh-dortmund.webex.com anzusetzen
Hinweis: Ansetzen über die Desktop-App ist aktuell mit den Cisco Produktivitätswerkzeugen und Microsoft Outlook möglich.

 Zur Ansetzung eines Meetings können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Melden Sie sich auf der Internetseite https://fh-dortmund.webex.com  an 
  2. Klicken Sie nach erfolgreichem Login auf "Termin ansetzen".
  3. Sie gelangen nun zu "Ein Meeting ansetzen", der Konfiguration des Meetings.
    1. Wählen Sie einen passenden Meeting-Typen.
    2. Tragen Sie das Thema/den Titel Ihres Meetings ein.
    3. Wählen Sie den Zeitpunkt aus.
    4. (optional) Wählen Sie eine Wiederholung aus.
    5. Fügen Sie ggf. weitere Teilnehmer*innen hinzu. Diese werden mit der Anlegung des Termins automatisch durch das Cisco Webex System via E-Mail (inklusive Meeting-Link und Möglichkeit zur Kalendereintragung) informiert. 
      Hinweis: Wenn Sie nachher den Meeting-Link über eine weitere Möglichkeit (E-Mail, ILIAS, etc.) kommunizieren, können Sie dieses Feld ignorieren.
    6. (optional) "Erweitere Optionen anzeigen" zur Änderung der Audioverbindungsoptionen, Tagesordnung oder Ansetzoptionen .
      • Bitte nutzen Sie als Audioverbindungsoption "nur VoIP verwenden" (Standardwert und besitzt laut Systemhersteller die beste Performance). Falls Teilnehmer*innen nicht über ein integriertes Mikrofon/Headset verfügen nutzen Sie bitte "Webex Audio", damit eine telefonische Einwahl möglich ist.
      • Bei den Ansetzoptionen können Sie "alternative Gastgeber*innen" bestimmen. Hier können Sie nur Beschäftigte oder Lehrpersonen mit einem aktiven Webex-Gastgeber-Benutzerkonten des Cisco Webex Dienstes der Fachhochschule Dortmund zuweisen. 
    7. Abschließend klicken Sie auf "Termin ansetzen"

Hinweis für Gastgeber*in: Wenn das Meeting im Nachgang von Ihnen bearbeitet wird, überprüfen Sie immer den Meeting-Link und die Kennnummern, da sich diese ändern können. Die Modifizierung sollten Sie Ihren Teilnehmer*innen kommunizieren (Email/ILIAS etc.)

Kopieren der Meetinginformationen

Neben der bereits erläuterten Möglichkeit Teilnehmer*innen direkt einzuladen (siehe Punkt "Ein Meeting ansetzen"), können Sie ebenfalls die wichtigsten Meeting Informationen mit einem Klick kopieren und den Teilnehmer*innen bereitstellen (ILIAS, E-Mail, etc.)

  1. Melden Sie sich auf der Internetseite https://fh-dortmund.webex.com an.
  2. Rufen Sie Ihr bereits geplantes Meeting auf.
  3. Kopieren Sie die Daten in Ihre Zwischenablage (siehe Screenshot).
  4. Sie können nun die kopierten Daten aus der Zwischenablage in Ihre gewünschte Anwendung (Outlook, ILIAS, etc.) einfügen und versenden.

Hinweis: Sie können die Daten auch nach der Ansetzung eines Meeting direkt kopieren. Der Button (siehe Screenshot) steht Ihnen am Ende der Ansetzung bereits zur Verfügung.

Ein Meeting als Gastgeber*in starten

Mit den folgenden Schritten können Sie ein Cisco Webex Meeting als Gastgeber*in starten:

  1. Um ein Meeting zu starten, melden Sie sich in Cisco Webex Meetings über Ihre Desktop-App (empfohlen) oder den Browser unter https://fh-dortmund.webex.com an.
  2. Sie können zum einen ein vorher geplantes Meeting und zum anderen ein AdHoc Meeting starten.
    1. AdHoc Meeting: ein AdHoc Meeting kann immer in Ihrem persönlichen Raum begonnen werden. Klicken Sie hierzu im oberen Bereich in der Desktop-APP und im Browser auf "Meeting starten". Folgend öffnen Sie Ihren persönlichen Meetingraum (weitere Informationen).
    2. Geplantes Meeting: Falls Sie bereits ein Meeting geplant haben, finden Sie dieses in der Desktop-App unter „Anstehende Meetings“ oder auf der Internetseite https://fh-dortmund.webex.com unter "Meetings". Das von Ihnen geplante Meeting können Sie durch einen Klick auf "Starten" beginnen. 
  3. Anschließend gelangen Sie in eine Voransicht zur Konfiguration Ihrer Audio- und Video-Einstellungen. Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt „Audio und Video verwalten“.
  4. Mit erneutem Klick auf den "Meeting starten" beginnen Sie das Meeting.

Hinweis Einladung während des Meetings: 

Sie können weitere Teilnehmer*innen auch während eines Meetings einladen.

Menüleiste > "Teilnehmer" > "Einladen und Erinnern ..."

In Ihrem persönlichen Raum/AdHoc Meeting befindet sich Ein/e Teilnehmer*in nach dem Beitritt vorerst in der Lobby (Warteraum). Diese Person können Sie im Bereich "Teilnehmer" manuell zulassen. Sie können die Teilnehmer*in auch wieder in die Lobby verschieben. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den/die entsprechende/n Teilnehmer*in und verschieben Sie diese/n in die Lobby (weitere Informationen).

Einem Meeting als Teilnehmer*in beitreten

Um einem Meeting beitreten zu können, brauchen Sie die notwendigen Meetinginformationen (Meetinglink, Meeting-Kennnummer, Passwort). Diese sollten Sie vorab via E-Mail oder einem anderen System wie bspw. dem ILIAS erfahren haben.

Hinweis: Sie können einem Meeting erst beitreten, wenn der/die Gastgeber*in dieses bereits geöffnet hat. 

Im Folgenden werden drei verschiedene Möglichkeiten vorgestellt:

  1. Als Teilnehmer*in via E-Mail eingeladen
    1. Sie haben eine E-Mail von dem/der Gastgeber*in bekommen.
    2. Sie können nun über den Meeting Link innerhalb der E-Mail beitreten.
    3. Geben Sie bitte im nächsten Schritt Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse ein.
    4. Falls das Meeting noch nicht durch den/der Gastgeber*in gestartet wurde, müssen Sie warten bis diese/r das Meeting startet.
  2. Als Teilnehmer*in den Meetinglink bekommen
    1. Ihnen wurde der Meetinglink bspw. über das ILIAS kommuniziert.
    2. Öffnen Sie den entsprechenden Link und treten Sie dem Meeting bei.
    3. Geben Sie bitte im nächsten Schritt Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse ein.
    4. Falls das Meeting noch nicht durch den/der Gastgeber*in gestartet wurde, müssen Sie warten bis diese/r das Meeting startet.
  3. Meeting-Kennnummer & Passwort
    1. Ihnen wurde die Meeting-Kennnummer & Passwort bspw. über das ILIAS kommuniziert.
    2. Sie können die Meeting-Kennnummer nun über https://fh-dortmund.webex.com  oder die Desktop-App direkt im Eingabefeld "Meeting beitreten" (https://fh-dortmund.webex.com) oder "Meeting-Informationen" (Desktop-App) eintragen.
    3. Geben Sie in den nächsten Schritten bitte das Passwort, Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse ein.
    4. Falls das Meeting noch nicht durch den/der Gastgeber*in gestartet wurde, müssen Sie warten bis diese/r das Meeting startet.

 


Schulungsunterlagen/-videos:

Unter folgenden Links finden Sie weitere Informationen:


 

Hinweis: Weitere Möglichkeiten, wie der direkte Beitritt über die Desktop-App oder bspw. den Outlook Kalender stehen auch zur Verfügung.

Persönliche Räume verwalten

Sie können unter https://fh-dortmund.webex.com auf der linken Seite mit dem Menüpunkt "Einstellungen" Voreinstellungen für Ihre Meetingräume und Meeting-erstellung definieren.

  1. Melden Sie sich auf der  Internetseite https://fh-dortmund.webex.com an 
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen"
    1. Allgemein
      Konfigurieren Sie Ihre Zeitzone oder Sprache nach Ihren Wünschen.
    2. Mein persönlicher Raum
      Hier können Sie den Namen oder Link Ihres persönlichen Raumes ändern und auch alternative Gastgeber hinterlegen.
    3. Audio und Video
      Unter diesem Menüpunkt finden Sie Ihre Büro Telefonnummer und können den Audio-Verbindungstypen definieren. Auf Grund des Hinweises des Systemherstellers empfehlen wir den Standarf "nur VoIP verwenden" für den Audio-Verbindungstyp zu hinterlegen.
    4. Planung
      Definieren Sie Ihren gewünschten Meeting-Typen vor oder erlauben Sie es anderen Gastgeber*innen*n diese in Ihrem Namen anzusetzen. 

Hinweis für Gastgeber*in: Funktionen mit "alternativen Gastgebern" können ausschließlich mit Webex-Gastgeber-Benutzerkonten der Fachhochschule Dortmund (fh-dortmund.webex.com) genutzt werden (siehe auch Zugang zum Cisco Webex Dienst der FH Dortmund). Dies beinhaltet nicht die Studierenden.

Funktionalitäten innerhalb des Meetings

Audio und Video verwalten (vor dem Meeting)

Vor dem Start eines Meetings können Sie die Audio- und Videoeinstellungen anpassen.

  1. Starten Sie Ihr Meeting als Gastgeber*in oder Teilnehmer*in 
  2. In der nun geöffneten Vorabansicht können Sie verschiedene Ton- und Videoeinstellungen vor Beginn des Meetings konfigurieren. 
    1. Klicken Sie auf "Stummschalten" (Mikrofon Icon, grau) / "Stummschaltung aufheben" (Mikrofon Icon, rot), um Ihre Tonübertragung ein-/auszuschalten
    2. Klicken Sie auf "Video stoppen" (Kamera Icon, grau) /"Video starten" (Kamera Icon, rot), um Ihre Videoübertragung ein-/auszuschalten. Bei Aktivierung sehen Sie direkt eine Vorabansicht Ihrer Kameraübertragung. 
    3. Im unteren Bereich können Sie "Einstellungen" zu Ihrem Mikrofon und Lautsprecher/Kopfhörer vornehmen. Konfigurieren Sie die Gerätequellen für Lautsprecher und Mikrofon. Des Weiteren können Sie die Lautstärke des gesendeten Tons (Mikrofons) und des empfangenen Tons (Lautsprecher) konfigurieren.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Audio und Video verwalten (während des Meetings)

Während eines Meetings können Sie als Teilnehmer*in oder Gastgeber*in Ihre Audio- und Videoeinstellungen anpassen.

  1. Sie können Ihr Mikrofon in der Leiste im unteren Bereich über den Button mit dem Mikrofon-Icon ein- oder ausschalten. Falls der Button rot ist ,sind Sie stummgeschaltet und falls dieser grau ist, sind Sie hörbar.
  2. Sie können Ihre Kameraübertragung in der Leiste im unteren Bereich über den Button mit dem Kamera-Icon ein- oder ausschalten. Falls der Button rot ist, sind Sie nicht zu sehen und falls dieser grau ist, überträgt Ihre Kamera das Bild.
  3. Über die Menüleiste > "Audio" > "Lautsprecher, Mikrofon und Kamera" oder in der Leiste im unteren Bereich unterhalb von „Optionen…" können Sie Ihre Gerätequellen und die Lautstärke des gesendeten Tons (Mikrofons) und des empfangenen Tons (Lautsprecher) konfigurieren.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Inhalte mit Teilnehmenden teilen

Als Moderator*in haben Sie die Möglichkeit Inhalte mit anderen Teilnehmer*innen zu teilen. Jede/r Teilnehmer*in kann Moderator*in werden. 

Sie können während des Meetings mit dem im Screenshot dargestellten Button "Inhalt freigeben" die folgenden Möglichkeiten zur Teilung Ihrer Inhalte nutzen: 

  1. Bildschirminhalte teilen
  2. Datei senden
  3. Anwendung teilen (Webbrowser, Multimedia-Viewer und -Player, Dateien oder Anwendungen auf einem Remotecomputer sowie andere Anwendungen, die angezeigt werden)
  4. gemeinsames Whiteboard erstellen und bearbeiten (nur über die Webex Meetings App)

Weitere Informationen zur Freigabe von Inhalten finden Sie hier.

Hinweis: Jede/r Teilnehmer*in an einem Webex-Meeting kann geteilte Inhalte sehen, jedoch alleinig die zum/r Moderator*in ernannte/r Teilnehmer*in kann Inhalte teilen. Mit Beginn des Meetings sind Sie als Gastgeber*in gleichzeitig Moderator*in Ihres Meetings. Die Rolle "Moderator" können Sie im Bereich "Teilnehmer" zuweisen (weitere Informationen).

Kommunikation mit Teilnehmer*innen: Chat

Während eines Meetings können Sie Nachrichten als Gastgeber*in oder Teilnehmer*in über einen Chat versenden. Sie können sowohl mit einzelnen als auch mit allen Personen im Meeting chatten, sofern der/die Gastgeber*in die entsprechenden Privilegien vergeben hat.

So können Sie den Chat nutzen:

  1. Falls der Bereich "Chat" nicht eingeblendet ist, fügen Sie diesen dem aktuellen Meeting Bereich hinzu
    1. Variante Button: „Chat“ (Sprechblase) in der Leiste im unteren Bildschirmbereich
    2. Variante Menüleiste: „Anzeigen“ > „Bereiche“ > „Bereiche verwalten“
  2. Sie können unter „An:“ die Empfänger ihrer Chat-Nachricht entsprechend Ihrer durch den/r Gastgeber*in bestimmten Privilegien auswählen (siehe "Hinweis für Gastgeber*in")
  3. Geben Sie nun die Nachricht in das Chat-Textfeld ein und bestätigten Sie mit der Eingabetaste
  4. (optional) der Chat kann über die Desktop-App lokal als .txt-Datei gespeichert werden.
    Menüleiste > „Datei“ > „Speichern“ > „Chat“ (weitere Informationen)

Hinweis für Gastgeber*in: Während eines Meetings können Sie die entsprechenden Privilegien / Teilnehmerberechtigungen setzen. Sie können bestimmen, an wen Teilnehmer*innen Chat-Nachrichten senden können.

Kommunikation mit Teilnehmer*innen: Umfragen

Als Moderator*in haben Sie während Ihres Meetings die Möglichkeit eine Umfrage durchzuführen. Die Umfragen können Sie beispielsweise für Feedback oder Stimmabgaben nutzen und während eines offenen Meetings erstellen und/oder vorbereiten.

Zur Erstellung einer Umfrage können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Falls der Bereich "Umfragen" nicht eingeblendet ist, fügen Sie diesen dem aktuellen Meeting Bereich hinzu:
    1. Variante Button: „weitere Optionen“ (drei Punkte in dem Kreis) > Button Umfragen
    2. Variante Menüleiste: „Anzeigen“ > „Bereiche“ > „Bereiche verwalten“
  2. Ergänzen Sie über den Button „Neu“ Ihre Fragen. Sie können bei jeder Frage zwischen drei Fragetypen wählen:
    1. Multiple Choice - eine richtige Antwort (Optionbutton)
    2. Multiple Choice - mehrere richtige Antworten (Checkboxen)
    3. kurze Antwort (Inputfeld - Freitext)
  1. Im Nachgang können Sie ihre Frage in das nun angezeigte Textfeld eingeben und mit der Eingabetaste bestätigen. Bei den Fragetypen Multiple Choice können Sie direkt die weiteren Antwortmöglichkeiten mit der Eingabetaste ergänzen.
  2. (optional) Wiederholen Sie Schritt 2 & 3 bis ihre Umfrage vollständig ist.
  3. Sie können nach Abschluss der Schritte 2 bis 4 die Umfrage zum gewünschten Zeitpunkt über den Button „Umfrage öffnen“ für die Teilnehmer*innen freischalten.
  4. Falls Sie über den Button „Optionen…“ die Dauer der Umfrage nicht verändert haben, endet diese nach 5 Minuten.
  5. (optional) Sie können die Ergebnisse auch für die Teilnehmer*innen freigeben.

Hinweis für Gastgeber*innen und Moderator*innen: Sie können nicht an Ihrer eigenen Umfrage teilnehmen (weitere Informationen).

Kommunikation mit Teilnehmer*innen: Hand heben & Akustische Signale

Die Teilnehmer*innen können während eines Meetings dem/r Moderator*in neben dem Chat auch über ein virtuelles Handzeichen ein Signal geben. Das virtuelle "Hand heben" kann bspw. zur Signalisierung einer Frage genutzt werden.

Den entsprechenden Button finden Sie als Gast im rechten Bereich "Teilnehmer". In diesem Bereich finden Sie neben Ihrem eigenen Namen den „Hand heben“ Button. Diesen können Sie aktivieren und deaktivieren, falls Sie kein Signal mehr geben wollen.

Hinweis für Gastgeber*in/Moderator*in: Damit Signale wie "Hand heben" oder Chatnachrichten besser wahrgenommen werden, empfehlen wir die Hinterlegung akustischer Signale für die jeweilig auslösenden Ereignisse. Dies können Sie wie folgt während des Meeting konfigurieren (die Einstellungen bleiben erhalten):

  1. Menüleiste > Bearbeiten > Einstellungen

  2. Reiter Chat: Auswahl des akustischen Signals für die Chat-Nachrichten

  3. Reiter Teilnehmer: Auswahl der akustischen Signale für den Bereich Teilnehmer

Kommunikation mit Teilnehmer*innen: Stummschaltung der Teilnehmer*innen

Sie haben als Gastgeber*in aktive und proaktive Möglichkeiten die Teilnehmer*innen stumm zu schalten.

  1. Teilnehmer*innen bei Beitritt stummschalten.
    Jede/e Teilnehmer*in wird bei Beitritt automatisch stummgeschaltet und ist nicht hörbar. 
    1. Folgen Sie dem Punkt "Ein Meeting als Gastgeber*in starten" 
    2. Nachdem Sie das Meeting nun gestartet haben und noch kein/e Teilnehmer*in dem Meeting beigetreten ist
    3. Menüleiste > "Teilnehmer" > "Stummschalten bei Beitritt"
  2. Alle Teilnehmer*innen stummschalten
    Während eines aktiven Meetings können Sie als Gastgeber*in alle Teilnehmer*innen stummschalten. 
    1. Ihr aktives Meeting hat bereits begonnen
    2. Menüleiste > "Teilnehmer" > "Alle stummschalten"
  3. Einzelne Teilnehmer*in stummschalten 
    Während eines aktiven Meetings können Sie als Gastgeber*in einzelne Teilnehmer*innen stummschalten. 
    1. Ihr aktives Meeting hat bereits begonnen
    2. Öffnen Sie die Personen-/Teilnehmerliste (Bereich "Teilnehmer")
    3. Klicken Sie auf eine/n Teilnehmer*in
    4. Klicken Sie auf den Button mit dem Mikrofon-Icon. Sobald der/die Teilnehmer*in nicht mehr hörbar ist, ist der Button rot
    5. Zur Aufhebung der Stummschaltung klicken Sie den Button aus Schritt 3 noch einmal

Weitere Informationen finden Sie hier.

Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte an  support@fh-dortmund.de. Für eine schnellere interne Zuweisung, können Sie den Betreff mit "Webex:" beginnen.

Wir möchten uns an dieser Stelle auch bei Benjamin Radhoff für die Zusammenarbeit im Testbetrieb und die Erstellung der Schulungsvideos bedanken.