E-Mail FAQ (Frequently Asked Questions - Häufig getellte Fragen)

Da sich die Einstellungen für Studierende und Beschäftigte unterscheiden,
müssen Sie zunächst entscheiden, welcher Gruppe Sie angehören:

• Studierende
• Beschäftigte

Für die Nutzung des persönlichen E-Mail Kontos muss zwischen Studierenden und Mitarbeitern unterschieden werden:

• Studierende erhalten ihren Zugang automatisch mit der Einschreibung.
• Mitarbeiter müssen vor der Erstnutzung ein Antragsformular ausfüllen.

Die E-Mail Adresse wird nach folgenden Mustern gebildet:

• Studierende:
  vorname.nachname@stud.fh-dortmund.de
• Mitarbeiter:
  vorname.nachname@fh-dortmund.de

Also beispielsweise karla.musterfrau@fh-dortmund.de für die Mitarbeiterin Karla Musterfrau.

Zum Abrufen der eingegangenen E-Mail stehen zwei unterschiedliche Verfahren (auch Servertypen oder Protokolle genannt) zur Verfügung:

• Internet Message Access Protocol
  Bei IMAP verbleiben alle ein- und ausgegangenen Nachrichten auf dem E-Mail Server der Fachhochschule in einer sehr leistungsfähigen Datenbank. Neben den standardmäßig vorhandenen Ordnern für den Post Ein- und Ausgang können weitere Ordner mehrstufig angelegt werden (z.B. Hauptordner "Projekte" mit Unterordner "Projekt_A", "Projekt_B", etc.). Die in der Inbox eingehenden Mails  können so nach den inhaltlich zutreffenden Ordnern verschoben werden. Somit erhält man - wie bei POP3 auf der lokalen Seite - eine bessere Übersichtlichkeit im E-Briefkasten auf Server-Seite. Der große Vorteil von IMAP ist, dass man einen Zugriff auf den E-Briefkasten von verschiedenen Standorten (FH, Zuhause, unterwegs mit Laptop, Internet-Cafe etc.) hat. Das ist wiederum eine optimale Voraussetzung zur mobilen Webmail-Nutzung.
• Post Office Protocol Version Nummer 3
  Bei POP3 werden alle Nachrichten sofort auf den lokalen Computer heruntergeladen, wodurch man diese offline lesen und bearbeiten kann. Auf diese Weise kann man die Kosten für DFÜ-Betrieb reduzieren, die aber wiederum durch das langsame Herunterladen von längeren E-Mails bei schlechter Verbindung aufgebraucht werden können. Bei IMAP ist der Gewinn bei einem leistungsfähigen Modem u.U. höher, weil nur die Kopfzeilen der Nachrichten heruntergeladen werden und man selektieren kann, welche Mail zunächst bearbeitet werden soll.

Fazit: Bei wenig Erfahrung in der E-Mail-Konfiguration an einem stationären Computer-Arbeitsplatz sollte man der gewohnten Standard-Einstellung mit POP3 als Servertyp weiterhin vertrauen. Wer aber den mobilen Zugriff über das WWW häufig anwendet, sollte auf IMAP als Servertyp wechseln. Aber letztendlich ist es jedem selbst überlassen, welche Methode gewählt wird.

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen einer End-to-End-verschlüsselten E-Mail (PGP oder S/MIME) auf Anwenderebene und einer wegbezogenen Server-Session-Verschlüsselung (S/IMAP, S/POP, SSL bzw. heute TLS) auf einer tieferen System-Ebene: den Secure Sockets Layer (SSL) unterhalb der Session-Ebene. So wird einerseits zwischen Client-Rechner zum Mail-Server (MTA = Message Transfer Agent) eine SSL-Verschlüsselung als auch andererseits zwischen MTA zu MTA aufgebaut! Eine End-to-End-Verschlüsselung auf Anwenderebene "packt" die Mail ein und erst wieder bei dem Empfänger aus. Hierzu sind mehrere Schlüssel und deren Austausch notwendig. Dies ist für den Benutzer weniger umgänglich, denn es setzt einen notwendigen Erklärungsbedarf für die Endbenutzer zwangsläufig voraus, will man die Mail beim Verschicken richtig verschlüsseln wie auch beim Empfang lesbar entschlüsseln.
Sendmail bietet mit der Verschlüsselung der E-Mail Session auf Basis von Public-Key-Zertifikaten eine verschlüsselte Übertragung in einem TLS-gesicherten Kanal zwischen den Servern an, der nicht abhörbar ist. Am Mail-Server bzw. MTA selbst kann aber eine Anti-Viren- und Content-Filteringstrategie wie Spamfilter eingesetzt werden. Für den Endbenutzer bedeutet dies, dass man keine persönliche Public-Key-Zertifikate zur Authentisierung und Verschlüsselung heranziehen muss, sondern bei der Zertifikatsprüfung dem DVZ/Sendmail-Zertifikat nach X.509-Standard voll vertrauen kann. Um eine wiederholte Echtheitsprüfung zu umgehen, sollte man das Zertifikat bestätigen und auf seinem Rechner abspeichern.

Selbstverständlich. In unseren Anleitungen finden Sie beschrieben, welche Einstellungen Sie dafür an Ihrem E-Mail Programm vornehmen müssen.
Alternativ können Sie für den Zugriff natürlich auch das WebMail Portal nutzen.

Nutzer des Internet Explorer 9 müssen diesen in die sogenannte "Kompatibilitätsansicht" schalten, damit das Webmail Portal korrekt dargestellt wird. Dazu muss die entsprechende Schaltfläche oben rechts in der Adresszeile des Browser Fensters betätigt werden.

Eventuell kann auch die Deaktivierung von Javascript die Ursache der Störung sein. Dies betrifft sämtliche gängigen Browser, also zum Beispiel auch den Mozilla Firefox oder Safari.

Nach erfolgreicher Anmeldung am WebMail Portal stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• E-Mail lesen
• E-Mail verfassen
• E-Mail senden
• E-Mail Unterordner verwalten (nur IMAP)
• Abwesenheitsnachrichten erstellen
• Adressumleitungen anlegen
• GroupWise® Kalender

Die IT-Landschaft führte vor Beginn des PC- und Internet-Zeitalters eine Art "Inseldasein". Daher war allein auf Grund der Isolation und Abschottung der Rechentechnik die Frage nach Sicherheit "nur" ein internes Anliegen. Heutzutage ist fast die weltweite IT mit- und untereinander vernetzt. Somit wächst auch die Gefahr, daß das Internet mit den zahlreichen Netzdiensten absichtlich auf kriminelle Art und Weise mißbraucht werden kann. Höchste Sicherheit im Datennetz und auf Servern ist also geboten.
Dies wiederum erfordert auch auf der Nutzer- bzw. Client-Seite die sicherheitstechnische Relevanz in der SW-Ausstattung:
Aktuelle Betriebssysteme von MS Windows, zeitgemäße Browser wie MS Internet Explorer 7.0, Mozilla Firefox 2.0 oder Netscape 7.1 sind mit einer höheren Verschlüssselungtechnik  ausgerüstet. Wenn man problemlos und störungsfrei den WWW-Mailservice nutzen möchte, kommt man nicht umhin, zumindestens ein Update des Browsers zu realisieren ( z.B. auf MS IE 7.0!). Bei der Installation der neueren Browser werden schon standardmäßig die wichtigsten Sicherheitsoptionen implementiert.
Cookies sollte man zumindestens mit der Option "Nur an den ursprünglichen Server zurückgesendete Cookies akzeptieren" einstellen. Sie sind für gewisse Sendmail-Feature der mittleren Sicherheitsstufe wie SMTP Auth (passwortgeschützte Anmeldung) notwendig.
HTTPS (bei verschlüsseltem Aufruf von Webmail oder Mailbox-Verwaltung) bewirkt ein sicherheitsrelevanten Verbindungsaufbau (z.B. Schloß-Symbol auf dem Browserbild bei Netscape in der Statuszeile !) mit einer Zertifikatsprüfung.
Dem aktuellen Zertifikat von "fhdo.dvz.fh-dortmund.de" oder "www.fh-dortmund.de" kann man vertrauen und zustimmen, weil es für die Übertragung eine Verschlüsselung hoher Komplexität verwendet (RC4, 128 bit) und jedes Jahr wieder neu ausgestellt wird.
Wenn man den WWW-Mailservice benutzt und erfolgreich beenden möchte, dann sollte man sich unbedingt nur über "Logout" abmelden. Hintergrund: Die sicherheitsspezifischen Verbindungen werden ordnungsgemäß abgebaut.
Beispiel: Eine Kennwortänderung ohne ordentliches Abmelden über Logout kann bewirken, daß das alte Kennwort noch gültig ist!

Nutzer des Sendmail WebMail Portals werden gebeten, ihre Konten zeitnah von Herrn Hannoschöck auf die neuen GroupWise® Systeme umstellen zu lassen, da die Sendmail Server im Laufe des Jahres 2012 endgültig abgeschaltet werden.

Bis zur erfolgreichen Umstellung ihrer E-Mail-Konten müssen Nutzer des alten WebMail Portals (Sendmail) für Passwortänderungen, Abwesenheitsnachrichten und Adressumleitungen weiterhin die separate Anmeldung an der alten E-Mail-Kontoverwaltung nutzen, welche leider nur in englischer Sprache zur Verfügung steht.

E-Mail enthält heutzutage oftmals unerwünschte Werbung oder Ähnliches, sprich "Spam" oder "Junk".
Obendrein ist derartige elektronische Post vielfach zusätzlich mit Computer Schadprogrammen infiziert, sogenannten Viren, Würmern oder Trojanern.

Deshalb setzt die Datenverarbeitungszentrale auf den E-Mail Servern der Fachhochschule Dortmund einen zentralen Filter gegen Spam und Viren ein. Dadurch gelangt bis zu 90 % weniger unerwünschte E-Mail in die Postfächer der Nutzer. Mehr...

Nein.
E-Mail, die mit einer individuellen Verschlüsselung, beispielsweise GnUPG oder S/MIME Zertifikate, vor direktem Einblick geschützt ist, kann nicht untersucht werden.
E-Mail Anhänge, in passwortgeschützten oder exotischen Datenkomprimierungsformaten können möglicherweise ebenfalls Probleme verursachen.