Problem Massen-E-Mail

Da alle Mitarbeiter in diese Listen eingetragen sind (ca. 1000 E-Mail-Adressen) bedeutet dies bei einer E-Mail mit einem Attachment von 10MB einem aktuellen Speicherbedarf von 10 GB, bzw. 1,5 GB auf dem Verwaltungsserver und 8,5 GB auf dem DVZ-Server. Dazugerechnet werden muss dann noch ebenfalls der Bedarf für die Datensicherung.

Da die maximale Postfachgröße auf dem DVZ-Server zur Zeit bei 3 GB, auf dem Verwaltungsserver zur Zeit 250 MB bzw. 300 MB beträgt, wird E-Mail danach auf Seiten der DVZ mit der Fehlermeldung

55x    Requested mail action aborted: exceeded storage allocation

oder

45x    Requested action not taken: insufficient system storage

bzw. mit der Meldung

Empfänger ist unbekannt

vom Verwaltungsserver abgewiesen.

Bei einer großen Zahl an externen Empfänger einer großen E-Mail sollte man bedenken das dadurch die Fachhochschule ganz schnell auf sog. Blacklisten landen kann, da diese Massenmailings bei vielen externen Providern nicht mehr gerne gesehen wird. Vor allem dann auch noch, wenn alle Empfängeradressen sichtbar in einer E-Mail zu finden ist.

Ein Eintrag in einer "Blackliste" bzw. Sperrliste bedeutet einen sehr großen administrativen Aufwand von Seiten der DVZ, bis man wieder von dieser Liste gestrichen wird (dies kann u.U. bis zu 4 Tage in Anspruch nehmen).
In dieser Zeitspanne ist dann der gesamte E-Mail-Betrieb gestört bzw. es kann keine E-Mail außerhalb des FH-Netzes verschickt werden.

Ebenfalls sollte man bei dieser Art E-Mail die zurückkommenden Meldungen der beteiligten E-Mail-Server nicht kommentarlos löschen, sondern auswerten, denn häufig ist E-Mail nicht mehr zustellbar, da das E-Mail-Konto deaktiviert wurde bzw. der empfangende Server nicht mehr existiert.
Typische Fehlermeldungen in diesem Zusammenhang wären:

5xx    "Transaction failed"

oder

55x    "User unknown"

Desweiteren kann die Meldung auftreten

"no mx-record"

Dies bedeutet dann, dass dieser Mailserver bzw. diese E-Mail-Domäne nicht mehr existiert, wie dies bei der E-Mail-Domäne "@lycos.de" seit März der Fall ist.

Da viele dieser großen E-Mails die Fachhochschule selbst betreffen (Pressespiegel, Veranstaltungsankündigungen usw.) sollten die betreffenden Dokumente zentral auf dem Webserver abgelegt werden (wenn dies möglich ist) so dass nur noch der Weblink mit einem kurzen Kommentar verschickt werden muss.

Das Versenden an eine große Anzahl von externen Empfängern sollte wenn möglich in mehreren Teilen passieren. Von Seiten der DVZ ist geplant u.a. für diese Zwecke einen Listenserver anzubieten. Dieser Server kann jedoch erst nach erfolgreicher Implementierung des neuen E-Mail-Systems realisiert werden.